Nossa Coordenadora de Contratos, Eng. Wellen Cavalcante, escreveu um artigo onde compartilha a importância da gestão de custos em obras de Data Centers, bem como suas principais etapas.
Vale a pena conferir!
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As principais etapas da gestão de custos em obras de Data Centers
Wellen Zanoni Tenório Cavalcante
Há alguns anos o mercado vem exigindo excelência das empresas e com menor valor de venda. Por esse motivo, o gerenciamento de custo vem tomando maior espaço e visibilidade no processo de planejamento de obra. Muito além da elaboração de cronograma e valor de obra, o gerenciamento de custos integra o planejamento e está diretamente ligado com logística, prazo, pagamento e, obviamente, preço dos insumos adquiridos.
O projeto tem como premissa básica atingir o equilíbrio entre escopo, custo, tempo e qualidade, sendo que, qualquer alteração em um dos descritos anteriormente pode gerar grande desequilíbrio nos demais.
Com foco nos custos de obras de curto prazo, especificamente de data centers, elenco alguns itens de extrema importância para o controle de custo do início ao término do projeto:
1º) Esclarecimento de escopo: para um correto andamento do projeto, o esclarecimento e conhecimento do escopo tem direto impacto no custo. A reunião entre orçamento e execução deve ser realizada de forma a sanar dúvidas e estabelecer parâmetros que tangem valores a serem seguidos na execução. Custos considerados e não considerados devem ser bem definidos nessa fase, para que a entrega esteja de acordo, dentro da expectativa do cliente.
2º) Análise de custo: com esclarecimento do projeto feito, inicia-se a verificação e divisão de custos da obra. Valores totais de obra normalmente geram grande impacto na equipe, porém, a verificação e divisão de etapas de obra é crucial para que as reais necessidades e pontos de atenção sejam vistos. Nesse momento devem-se ser considerados custos de contingência, estratégias de logística, melhores opções de moradia e transporte para residentes, prazos de faturamento, entre outros. É nesse momento que as dúvidas surgem, sendo o momento ideal para que a equipe de orçamentos seja novamente acionada com intuito de alinhar dúvidas e considerações. Não se trata de um retrabalho nem de esclarecimento de escopo, mas de um alinhamento mais detalhado entre orçamento e execução.
3º) Planejamento de obra: essa é a etapa que vai muito além da inserção de tarefas nas plataformas de controle. Costumo dizer que é a etapa em que ganhamos tempo, sem o “fazejamento” que era rotineiro há alguns anos. Nessa fase, com projeto de comum entendimento e vistorias feitas pela equipe de execução, são discutidas com o residente do projeto a melhor forma de conduzir as atividades e esclarecidas as etapas de obra mais crítica, tanto de execução quanto de custos. Ter um cronograma de obra feito em conjunto é uma ótima maneira de manter o planejamento físico e financeiro em dia e em comum acordo. Além disso, vale deixar claro que, cronograma de obra não é algo imutável, pelo contrário, as sequências de atividades podem mudar de acordo com necessidades identificadas durante a execução, o que não podemos mudar é data de entrega para o cliente e datas marcos dos faturamentos.
4º) Aquisições: os processos para aquisição de itens críticos de obra devem ser feitos antes mesmo do andamento físico das atividades. O prazo para suprimentos trabalhar os itens é de extrema importância para o custo. Além disso, deixar para última hora e não ter tempo de negociar é um risco real e evidente para lucratividade. Essa tarefa é de responsabilidade do residente de obra, com suporte da coordenação, uma vez que os itens necessários devem ser vistos e revistos para que não tenhamos surpresas na execução.
5º) Análise de custo contínua: juntamente com andamento das atividades, a análise de custo deve ser contínua. Não é indicado a verificação dos custos da obra somente no término, essa é uma prática suicida para a lucratividade do projeto. O gerenciamento de custo cobra uma verificação semanal, entradas e saídas, compras e faturamentos com cliente, prazos e execuções, custo comprometido e margem de lucratividade atingida. O andamento da obra deve estar diretamente atrelado aos custos dos itens e reportado para os residentes como meio de alertá-los dos limites de gastos.
6º) Fechamento de obra: no segmento de obras rápidas como data centers, é comum que o término de um projeto já venha seguido do início de outro, ótimo do ponto de vista comercial, mas é necessário o fechamento de obra. Isso significa que os custos devem ser apurados, aquisições pendentes concluídas, análise de custo realizada e, principalmente, lições aprendidas elencadas. Essa fase permite que, em novos projetos, equívocos sejam evitados, boas práticas repetidas e o objetivo atendido de forma mais produtiva e lucrativa.
Com essas etapas bem definidas e executadas, o controle de custo passa de uma obrigação empresarial para uma atividade contextualizada na rotina do coordenador de obra e do residente. O resultado desse controle é evidente ao término das atividades e fechamentos, com margens de lucratividades ainda mais atrativas e projetos realizados no equilíbrio entre escopo, custo, tempo e qualidade.
